Von der Prozessanalyse bis zur nachhaltigen Umsetzung
In diesem Artikel erfahren Sie, warum Prozesse der Schlüssel zu einer erfolgreichen Digitalisierung für KMU sind. Wir beleuchten die grundlegenden Prinzipien der Digitalisierung, darunter Prozessorientierung, Optimierungspotenzial, Automatisierbarkeit, kultureller Wandel, externe Rahmenbedingungen und Zweckorientierung. Zudem geben wir praktische Tipps zur strategischen Planung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten, einschließlich der Prozessanalyse, Zieldefinition und Priorisierung von Prozessen mit hohem Optimierungspotenzial und strategischer Bedeutung. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Einbindung der Mitarbeiter und der Schaffung einer Unternehmenskultur, die Digitalisierung als Chance begreift. Darüber hinaus betonen wir die Bedeutung von Daten und Sicherheit sowie die Rolle externer Unterstützung durch Förderprogramme, Tech-Partner und Kooperationen mit anderen KMU. Abschließend wird betont, dass Digitalisierung ein kontinuierlicher Prozess ist, der eine klare Strategie, schrittweise Umsetzung und die Einbindung aller Beteiligten erfordert. Dieser Artikel ist eine wertvolle Ressource für KMU, die ihre Digitalisierungsstrategie entwickeln und umsetzen möchten.
1. Einleitung: Warum Prozesse der Schlüssel zur Digitalisierung sind
Jedes kleine und mittlere Unternehmen steht vor der Herausforderung, seine Geschäftsprozesse an die Anforderungen der Digitalisierung anzupassen. Doch warum sind Prozesse der Schlüssel zu einer erfolgreichen Digitalisierung? Die Antwort liegt in sieben grundlegenden Hypothesen, die den Rahmen für Digitalisierungsprojekte bilden.
Prozessorientierung ist der Ausgangspunkt jeder Digitalisierungsstrategie. Jedes KMU verfügt über Geschäftsprozesse, die darauf ausgerichtet sind, Unternehmensziele zu erreichen. Diese Prozesse bestehen aus einer Abfolge von Arbeitsschritten, die sich prinzipiell analysieren, optimieren und – wo sinnvoll – auch automatisieren lassen. Ohne ein klares Verständnis der eigenen Prozesse bleibt Digitalisierung ein vages Ziel, das schwer greifbar ist [0].
Optimierungspotenzial steckt in jedem Prozess. Ob ein Ablauf umständlich und zeitaufwendig oder bereits effizient gestaltet ist, hängt oft von der Art der Ausführung ab. Digitalisierung zielt darauf ab, diese Prozesse zu hinterfragen, Engpässe zu identifizieren und sie durch den Einsatz moderner Technologien zu verbessern. Dabei geht es nicht nur um Geschwindigkeit, sondern auch um Qualität, Transparenz und die Reduktion von Fehlern [1].
Automatisierbarkeit ist ein zentrales Kriterium für die Auswahl von Prozessen, die digitalisiert werden sollen. Besonders monotone, regelbasierte und repetitive Arbeitsschritte – wie die Datenübertragung zwischen Systemen oder die Erstellung von Rechnungen – eignen sich hervorragend für eine IT-gestützte Automatisierung. Durch den Einsatz von Softwarelösungen oder künstlicher Intelligenz lassen sich diese Schritte nicht nur beschleunigen, sondern auch präziser und zuverlässiger gestalten [2].
Eine Kultur des Wandels ist unverzichtbar, um Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen. Neue Technologien und Arbeitsweisen erfordern eine offene Haltung aller Beteiligten. Mitarbeiter müssen bereit sein, sich auf Veränderungen einzulassen, während die Führungsebene klare Visionen kommuniziert und Ängste abgebaut werden. Ohne diese kulturelle Basis scheitern selbst die besten technischen Lösungen an mangelnder Akzeptanz [3].
Externe Rahmenbedingungen dürfen nicht außer Acht gelassen werden. KMU agieren nicht im luftleeren Raum, sondern müssen sich an Marktentwicklungen, gesetzliche Vorgaben und technologische Trends anpassen. Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO, branchenspezifische Standards oder sich wandelnde Kundenerwartungen beeinflussen, wie Digitalisierung gestaltet werden muss. Wer diese Faktoren ignoriert, riskiert nicht nur ineffiziente Lösungen, sondern auch rechtliche und wirtschaftliche Nachteile [4].
Zweckorientierung ist ein weiteres zentrales Prinzip. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um konkrete Unternehmensziele zu erreichen. Ob es darum geht, die Kundenzufriedenheit zu steigern, Kosten zu senken oder neue Geschäftsmodelle zu entwickeln – jede Digitalisierungsmaßnahme sollte einem klaren Zweck dienen. Nur so lässt sich der Aufwand rechtfertigen und der Erfolg messen [5].
Verantwortlichkeiten sind entscheidend, um Digitalisierungsprojekte strukturiert und zielgerichtet umzusetzen. Klare Rollen und Zuständigkeiten sorgen dafür, dass alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird. Ohne diese Klarheit drohen Projekte im Chaos zu versinken oder an mangelnder Koordination zu scheitern. Gleichzeitig fördert eine transparente Verantwortungsverteilung das Engagement und die Eigeninitiative der Mitarbeiter [6].
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Handlungen in KMUs – bewusst oder unbewusst – immer an Prozessen ausgerichtet sind. Digitalisierung bedeutet daher, diese Prozesse zu identifizieren, kritisch zu hinterfragen und gezielt zu optimieren oder zu automatisieren. Gleichzeitig müssen Unternehmen die kulturellen, organisatorischen und externen Rahmenbedingungen im Blick behalten, um nachhaltige Erfolge zu erzielen.
Ein anschauliches Beispiel ist ein Handwerksbetrieb, der seine Angebote bisher manuell erstellt. Durch den Einsatz digitaler Vorlagen und KI-gestützter Kalkulation könnte das Unternehmen nicht nur Zeit sparen und Fehler reduzieren, sondern auch seine Mitarbeiter für die neuen Tools begeistern. Voraussetzung dafür ist, dass die Führungsebene klar kommuniziert, warum die Veränderung notwendig ist und wie sie dem Unternehmen nützt. Dies zeigt, dass Digitalisierung nicht nur eine technische, sondern auch eine kulturelle Herausforderung ist, die es zu meistern gilt [7].
2. Die besondere Lage von KMU: Warum Digitalisierung hier anders funktioniert
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor einer einzigartigen Herausforderung, wenn es um die Digitalisierung geht. Während große Konzerne oft über umfangreiche Ressourcen, spezialisierte Abteilungen und klare Strategien verfügen, müssen KMU mit ganz anderen Voraussetzungen arbeiten. Diese Besonderheiten prägen nicht nur den Weg der Digitalisierung, sondern auch die Art und Weise, wie sie umgesetzt wird.
Begrenzte Ressourcen sind ein zentrales Merkmal vieler KMU. Im Gegensatz zu Großunternehmen verfügen sie selten über große Budgets oder ein eigenes IT-Team, das Digitalisierungsprojekte vorantreiben könnte. Stattdessen müssen oft wenige Mitarbeiter mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen, was die Umsetzung komplexer Vorhaben erschwert. Diese personelle und finanzielle Enge führt dazu, dass Digitalisierung in KMU häufig schrittweise und mit begrenztem Umfang angegangen wird. Es ist nicht ungewöhnlich, dass kleine Firmen schlichtweg nicht in der Lage sind, alle notwendigen Kompetenzen für eine umfassende Digitalisierung intern abzudecken [0].
Ein weiteres Hindernis ist das fehlende interne Know-how. Viele KMU verfügen nicht über die nötige Expertise, um Digitalisierungsprozesse eigenständig zu planen und umzusetzen. Während große Unternehmen auf erfahrene IT-Abteilungen oder externe Berater zurückgreifen können, müssen KMU oft improvisieren oder sich auf externe Unterstützung verlassen. Dies führt zu Unsicherheiten und kann die Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen verzögern oder sogar verhindern [1].
Die Orientierungslosigkeit angesichts der Fülle an Tools und Trends stellt ein weiteres Problem dar. Die Digitalisierungslandschaft ist geprägt von einer fast unüberschaubaren Vielfalt an Softwarelösungen, Plattformen und Technologien. Für KMU, die oft keine klaren Kriterien für die Auswahl der richtigen Tools haben, kann diese Vielfalt überfordernd wirken. Ohne klare Prioritäten und eine fundierte Strategie drohen Investitionen in die falschen Lösungen – oder im schlimmsten Fall in gar keine [2].
Doch trotz dieser Herausforderungen birgt die Digitalisierung für KMU auch große Chancen. Gerade ihre Flexibilität und Agilität ermöglichen es ihnen, Digitalisierungsprojekte oft schneller und unkomplizierter umzusetzen als große Konzerne. Während Großunternehmen oft in starren Strukturen und langwierigen Entscheidungsprozessen gefangen sind, können KMU schneller auf neue Technologien reagieren und diese in ihre Abläufe integrieren. Diese Agilität ist ein entscheidender Vorteil, der es KMU ermöglicht, innovative Lösungen zu erproben und sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen [3].
Hier zeigt sich ein scheinbarer Widerspruch: KMU sehen mehr Chancen als Risiken in der Digitalisierung, hinken aber großen Unternehmen dennoch hinterher [4]. Dieser Gegensatz verdeutlicht das Dilemma, in dem sich viele kleine und mittlere Unternehmen befinden. Einerseits erkennen sie das Potenzial der Digitalisierung und sind motiviert, es zu nutzen. Andererseits fehlen ihnen oft die Mittel, das Know-how und die klare Orientierung, um dieses Potenzial auch tatsächlich auszuschöpfen. Es ist ein sensibles Thema, das viele KMU vor die Frage stellt: Wie kann man das, was man gerne möchte, auch tatsächlich umsetzen?
Dieses Dilemma zeigt, dass Digitalisierung für KMU nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische und kulturelle Herausforderung ist. Es geht darum, realistische Ziele zu setzen, Prioritäten zu definieren und schrittweise vorzugehen. Gleichzeitig müssen KMU lernen, externe Unterstützung gezielt einzusetzen – sei es durch Beratung, Förderprogramme oder Kooperationen mit Technologiepartnern. Nur so können sie die Lücke zwischen dem, was möglich ist, und dem, was sie tatsächlich erreichen, schließen [5].
Letztlich ist die Digitalisierung für KMU kein Sprint, sondern ein Marathon. Wer die besonderen Bedingungen und Herausforderungen versteht und gezielt angeht, kann nicht nur mithalten, sondern sogar Vorteile aus seiner Flexibilität und Agilität ziehen. Der Schlüssel liegt darin, die eigenen Stärken zu nutzen und gleichzeitig die vorhandenen Hürden systematisch abzubauen [6].
3. Strategische Grundlagen: Prozesse verstehen und Ziele setzen
Die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen beginnt nicht mit der Einführung neuer Technologien, sondern mit einem grundlegenden Verständnis der eigenen Prozesse. Ohne eine klare Analyse und Zielsetzung drohen Digitalisierungsprojekte im Sand zu verlaufen oder nur halbherzig umgesetzt zu werden. Doch wie gelingt es, die richtigen Prozesse zu identifizieren, realistische Ziele zu setzen und Prioritäten zu definieren?
Der erste Schritt ist die Prozessanalyse. Nicht alle Abläufe in einem Unternehmen sind gleich wichtig. Einige Prozesse sind kritisch für den Erfolg – sei es die Auftragsabwicklung, die den Cashflow sichert, oder der Kundenservice, der die Zufriedenheit und Bindung der Kunden beeinflusst. Hier gilt es, genau hinzuschauen: Welche Prozesse sind essenziell für den Geschäftsbetrieb? Wo entstehen regelmäßig Engpässe oder Fehler? Und welche Abläufe binden besonders viele Ressourcen, ohne proportionalen Nutzen zu bringen? Eine systematische Bestandsaufnahme ist der Schlüssel, um die Stellschrauben zu identifizieren, an denen Digitalisierung tatsächlich etwas bewegen kann [0].
Ein bewährter Ansatz ist die Auflistung, Visualisierung und Analyse aller Geschäftsprozesse. Durch das Aufschlüsseln der einzelnen Schritte wird sichtbar, wo Optimierungsbedarf besteht. Tools wie Prozesslandkarten oder Flussdiagramme helfen, komplexe Abläufe zu veranschaulichen und Schwachstellen zu erkennen. Besonders wertvoll sind dabei die sogenannten “low hanging fruits” – Prozesse, die mit vergleichsweise geringem Aufwand digitalisiert werden können, aber einen hohen Nutzen bringen. Ein klassisches Beispiel ist die digitale Rechnungsstellung: Statt Rechnungen manuell zu erstellen und zu versenden, können KMU durch den Einsatz von Buchhaltungssoftware nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Fehlerquote reduzieren und die Zahlungsabwicklung beschleunigen [1].
Doch nicht nur einfache Prozesse lohnen sich für die Digitalisierung. Auch Abläufe, die nach der Digitalisierung wichtige Unternehmensdaten generieren, sollten in den Fokus rücken. Ein digitalisierter Bestellprozess kann beispielsweise nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch wertvolle Daten über Kundenverhalten und Nachfrage liefern. Diese Daten wiederum können für gezielte Marketingmaßnahmen oder die Weiterentwicklung des Produktportfolios genutzt werden. Die Digitalisierung solcher Prozesse schafft also nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne, sondern legt auch den Grundstein für datengetriebene Entscheidungen, die das Unternehmen langfristig stärken [2].
Sobald die kritischen Prozesse identifiziert sind, folgt die Zieldefinition. Hier geht es darum, konkrete und messbare Ziele zu formulieren. Vage Formulierungen wie “wir wollen effizienter werden” reichen nicht aus. Stattdessen sollten Ziele klar quantifizierbar sein – etwa “50 % weniger manuelle Dateneingabe innerhalb des nächsten Jahres” oder “Reduzierung der Bearbeitungszeit für Kundenanfragen um 30 %”. Solche Ziele geben nicht nur eine klare Richtung vor, sondern ermöglichen auch eine spätere Erfolgsmessung. Ohne messbare Kriterien bleibt unklar, ob die Digitalisierungsmaßnahmen tatsächlich den gewünschten Effekt erzielen [3].
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Priorisierung. Digitalisierung ist kein Projekt, das von heute auf morgen abgeschlossen werden kann. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der Zeit, Ressourcen und Engagement erfordert. Daher ist es ratsam, nicht alles auf einmal anzugehen, sondern schrittweise vorzugehen. Lieber einen Prozess gründlich digitalisieren und erfolgreich umsetzen, als mehrere Projekte halbherzig anzufangen und am Ende keine nachhaltigen Ergebnisse zu erzielen [4].
Die Priorisierung sollte sich an zwei Kriterien orientieren: dem Optimierungspotenzial und der strategischen Bedeutung eines Prozesses. Prozesse mit hohem Optimierungspotenzial – also solche, die viel Zeit oder Kosten sparen – sollten Vorrang haben. Gleichzeitig lohnt es sich, Prozesse zu priorisieren, die strategisch wichtig sind, weil sie etwa die Kundenzufriedenheit steigern oder neue Geschäftsmodelle ermöglichen. Ein gutes Beispiel ist die Digitalisierung des Kundenservice: Durch den Einsatz von Chatbots oder digitalen FAQ-Systemen können KMU nicht nur die Reaktionszeiten verkürzen, sondern auch wertvolle Kundenfeedback-Daten sammeln, die für die Produktentwicklung genutzt werden können [5].
Letztlich ist die Auswahl der richtigen Prozesse keine triviale Aufgabe. Sie erfordert ein tiefes Verständnis der eigenen Geschäftsabläufe, eine klare Vision der Unternehmensziele und die Bereitschaft, Prioritäten zu setzen. Wer diesen strategischen Rahmen schafft, legt den Grundstein für eine erfolgreiche Digitalisierung – Schritt für Schritt, Prozess für Prozess [6].
4. Umsetzung: Schrittweise von der Analyse zur Automatisierung
Die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben in kleinen und mittleren Unternehmen erfordert einen strukturierten und pragmatischen Ansatz. Nach der strategischen Planung geht es darum, die gewählten Prozesse konkret zu digitalisieren – und das am besten schrittweise, um Risiken zu minimieren und schnelle Erfolge zu erzielen.
Der erste Schritt besteht darin, ein Pilotprojekt auszuwählen, das klar abgegrenzt und überschaubar ist. Ein idealer Kandidat ist ein Prozess, der bereits analysiert wurde und ein hohes Optimierungspotenzial aufweist, ohne zu komplex zu sein. Ein klassisches Beispiel ist die Rechnungsstellung: Viele KMU erstellen Rechnungen noch manuell, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch fehleranfällig. Durch die Einführung einer digitalen Buchhaltungslösung – etwa mit Open-Source-Software wie Odoo oder Invoice Ninja – lässt sich dieser Prozess nicht nur beschleunigen, sondern auch präziser gestalten. Ein weiteres Beispiel ist das digitale Vertragsmanagement: Statt Verträge physisch zu archivieren und manuell zu verwalten, können KMU mit Tools wie DocuWare oder der Open-Source-Alternative Mayan EDMS Verträge digital erstellen, signieren und verwalten. Solche Pilotprojekte bieten den Vorteil, dass sie schnell umsetzbar sind, messbare Ergebnisse liefern und als Erfolgsbeispiele für weitere Digitalisierungsvorhaben dienen [0].
Ein zentrales Kriterium bei der Auswahl von Lösungen ist ihre Skalierbarkeit. KMU sollten Tools bevorzugen, die nicht nur ihre aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch mit dem Unternehmen wachsen können. Cloud-basierte Software und Low-Code-Plattformen wie Appsmith oder ToolJet bieten hier entscheidende Vorteile: Sie sind flexibel anpassbar, erfordern keine tiefgreifenden Programmierkenntnisse und lassen sich schrittweise erweitern. Besonders empfehlenswert sind offene Lösungen, die keine Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller schaffen. Open-Source-Software wie Nextcloud für die Dateiverwaltung oder ERPNext für die Unternehmensressourcenplanung ermöglicht es KMU, ihre Digitalisierungsstrategie eigenständig zu gestalten, ohne sich in ein geschlossenes Ökosystem zu begeben. Dies spart nicht nur Kosten, sondern gibt Unternehmen auch die Freiheit, ihre Tools nach eigenen Bedürfnissen auszuwählen und anzupassen [1].
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Identifizierung des Automatisierungspotenzials. Nicht alle Prozesse eignen sich gleichermaßen für die Automatisierung. Besonders repetitive und regelbasierte Schritte – wie die Datenübertragung zwischen Systemen, die Erstellung standardisierter Dokumente oder die Terminplanung – lassen sich oft mit vergleichsweise geringem Aufwand automatisieren. Doch auch kreative oder komplexe Prozesse können von Digitalisierung profitieren, etwa durch den Einsatz von KI-gestützten Tools, die Muster erkennen oder Entscheidungen vorbereiten. Ein Beispiel ist die automatisierte Auswertung von Kundendaten: Statt manuell Excel-Tabellen zu analysieren, können KMU mit Tools wie Metabase oder Superset (beide Open Source) Daten visualisieren und Trends erkennen, die für strategische Entscheidungen genutzt werden können [2].
Agilität ist ein weiterer entscheidender Erfolgsfaktor. Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßige Überprüfung und Anpassung erfordert. KMU sollten daher von Anfang an Mechanismen etablieren, um zu messen, was funktioniert – und was nicht. Dies kann durch regelmäßige Feedbackschleifen mit den Mitarbeitenden, die Nutzung von Analysetools oder die Einbindung externer Beratung geschehen. Wichtig ist, dass Unternehmen bereit sind, nachzujustieren, wenn sich zeigt, dass bestimmte Lösungen nicht den gewünschten Effekt bringen. Ein agiler Ansatz ermöglicht es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und die Digitalisierungsstrategie schrittweise zu optimieren [3].
Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben gelingt am besten, wenn KMU mit klar abgegrenzten Pilotprojekten beginnen, skalierbare und offene Lösungen bevorzugen, das Automatisierungspotenzial ihrer Prozesse systematisch prüfen und dabei agil bleiben. Wer diese Prinzipien beachtet, schafft nicht nur kurzfristige Effizienzgewinne, sondern legt auch den Grundstein für eine nachhaltige und zukunftsfähige Digitalisierung [4].
5. Mensch und Organisation: Prozesse leben und verändern
Digitalisierung ist kein rein technisches Unterfangen – sie gelingt nur, wenn die Menschen im Unternehmen mitgenommen werden und die Organisation selbst bereit ist, sich zu verändern. Technologische Lösungen mögen noch so ausgereift sein: Ohne die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeiter sowie eine Kultur, die Veränderung als Chance begreift, bleiben Digitalisierungsprojekte oft wirkungslos oder scheitern sogar. Doch wie kann es gelingen, die Belegschaft einzubinden, den Kundennutzen im Blick zu behalten und eine Unternehmenskultur zu schaffen, die Digitalisierung als Chance sieht?
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Einbindung der Mitarbeiter. Digitalisierung verändert Arbeitsabläufe, Rollen und manchmal sogar ganze Berufsbilder. Daher ist es entscheidend, die Belegschaft von Anfang an in den Prozess einzubeziehen. Schulungen spielen dabei eine Schlüsselrolle: Sie vermitteln nicht nur das notwendige Know-how für den Umgang mit neuen Tools, sondern schaffen auch Sicherheit im Umgang mit den Veränderungen. Doch Schulungen allein reichen nicht aus. Ein professionelles Change Management ist unerlässlich, um Ängste abzubauen und die Bereitschaft für Neues zu fördern. Dies beginnt mit einer klaren Kommunikation, die transparent macht, warum die Digitalisierung notwendig ist, welche Ziele damit verfolgt werden und welchen Nutzen sie für jeden Einzelnen bringt. Mitarbeiter müssen verstehen, dass Digitalisierung nicht bedeutet, dass ihre Arbeit überflüssig wird, sondern dass sie durch die Entlastung von repetitiven Aufgaben mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten erhalten [0].
Ein oft unterschätzter Aspekt ist der Kundenfokus. Digitalisierung sollte nicht nur interne Prozesse optimieren, sondern auch den Nutzen für die Kunden steigern. Letztlich sind es die Kunden, die von schnelleren Reaktionszeiten, besseren Services und innovativen Angeboten profitieren sollen. Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb, der seine Terminplanung digitalisiert, kann nicht nur interne Abläufe beschleunigen, sondern auch seinen Kunden eine bequemere Buchung über eine Online-Plattform anbieten. Oder ein Einzelhändler, der durch ein digitales Bestell- und Lagerverwaltungssystem nicht nur seine Logistik optimiert, sondern auch Lieferzeiten verkürzt und so die Kundenzufriedenheit erhöht. Digitalisierung entfaltet ihr volles Potenzial erst, wenn sie sowohl interne Effizienz als auch externen Kundennutzen im Blick hat [1].
Doch all diese Maßnahmen greifen nur, wenn die Unternehmenskultur Digitalisierung als Chance begreift – und nicht als Bedrohung. Eine Kultur, die Innovation und Veränderung fördert, ist der Nährboden für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte. Dies beginnt bei der Führungsebene, die als Vorbild agieren und eine positive Haltung gegenüber neuen Technologien und Arbeitsweisen vorleben muss. Gleichzeitig sollte Raum für Experimente und auch für Fehler gegeben werden. Eine offene Fehlerkultur, in der Mitarbeiter ohne Angst vor Konsequenzen über Herausforderungen sprechen können, ist entscheidend, um aus Rückschlägen zu lernen und Lösungen gemeinsam zu entwickeln [2].
Schulungen und Change Management sind dabei keine einmaligen Maßnahmen, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Digitalisierung ist kein Projekt mit einem klaren Enddatum, sondern eine Reise, die das Unternehmen langfristig begleitet. Regelmäßige Weiterbildungen, interne Workshops und der Austausch über Erfahrungen und Best Practices halten die Belegschaft auf dem Laufenden und stärken die Bereitschaft, sich auf neue Entwicklungen einzulassen. Besonders wichtig ist es, Erfolge sichtbar zu machen und zu feiern – sei es durch interne Kommunikation, Belohnungssysteme oder die Präsentation von Erfolgsgeschichten. Dies schafft Motivation und zeigt, dass sich der Aufwand lohnt [3].
Letztlich ist Digitalisierung ein gemeinsamer Prozess, der nur gelingt, wenn alle Beteiligten – von der Geschäftsführung bis zu den Mitarbeitenden – an einem Strang ziehen. Eine Kultur, die Veränderung als Chance begreift, Mitarbeiter, die gutbereitet und motiviert sind, und ein klarer Fokus auf den Kundennutzen bilden das Fundament für eine erfolgreiche digitale Transformation. Wer diese Aspekte berücksichtigt, schafft nicht nur effizientere Prozesse, sondern auch ein zukunftsfähiges Unternehmen, das den Herausforderungen der digitalen Welt gewachsen ist [4].
6. Technik und Daten: Prozesse digital unterstützen
Die technische Umsetzung der Digitalisierung ist mehr als nur die Einführung neuer Software – sie erfordert ein durchdachtes Konzept, das Daten intelligent nutzt, Sicherheit von Anfang an berücksichtigt und externe Expertise gezielt einbindet. Ohne diese Grundlagen bleiben selbst die besten Digitalisierungsabsichten Stückwerk oder bergen unkalkulierbare Risiken. Doch wie lassen sich Technik und Daten so einsetzen, dass sie Prozesse nicht nur unterstützen, sondern nachhaltig verbessern?
Ein zentraler Hebel ist die Nutzung von Daten. Jeder digitalisierte Prozess generiert wertvolle Informationen – sei es über Arbeitsabläufe, Kundenverhalten oder betriebliche Kennzahlen. Diese Prozessdaten zu analysieren, ermöglicht es, Schwachstellen zu identifizieren, Engpässe zu erkennen und Optimierungspotenziale aufzudecken. Ein Beispiel: Ein produzierendes KMU, das seine Fertigungsdaten digital erfasst, kann durch die Auswertung dieser Daten nicht nur Stillstandszeiten reduzieren, sondern auch voraussagende Wartungsstrategien entwickeln, die teure Maschinenausfälle verhindern. Oder ein Dienstleister, der seine Projektmanagement-Daten analysiert, erkennt, welche Phasen besonders zeitintensiv sind und wo durch Automatisierung oder bessere Ressourcenplanung Effizienzgewinne möglich sind. Zentrale Datenplattformen wie Open-Source-Lösungen (z. B. Superset für Datenvisualisierung oder Metabase für Business Intelligence) helfen dabei, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und auswertbar zu machen. Sie schaffen Transparenz und ermöglichen datengetriebene Entscheidungen – eine Voraussetzung, um Digitalisierung nicht nur als technischen, sondern als strategischen Prozess zu verstehen [0].
Doch Daten zu nutzen, bedeutet auch, Sicherheit von Anfang an zu beachten. Die Einhaltung der DSGVO und ein robustes IT-Sicherheitskonzept sind keine nachträglichen Add-ons, sondern grundlegende Anforderungen. KMU, die Sicherheit erst im Nachhinein berücksichtigen, riskieren nicht nur Bußgelder, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden und Partner. Ein sicherer Umgang mit Daten beginnt mit der Auswahl der richtigen Tools: Lösungen, die Datenverschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates bieten, sollten Standard sein. Open-Source-Software wie Nextcloud für die sichere Dateiablage oder Keycloak für Identitätsmanagement bieten hier kostengünstige, aber dennoch professionelle Alternativen zu proprietären Systemen. Gleichzeitig ist es wichtig, Mitarbeiter regelmäßig in Datenschutz und IT-Sicherheit zu schulen – denn die beste Technik nützt wenig, wenn menschliches Fehlverhalten Sicherheitslücken öffnet [1].
Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Einbindung externer Hilfe. Viele KMU verfügen nicht über das interne Know-how, um komplexe Digitalisierungsprojekte allein zu stemmen. Hier können externe Berater, Förderprogramme oder Tech-Partner entscheidend sein, um Wissenslücken zu schließen. Förderprogramme wie “go-digital” in Deutschland bieten nicht nur finanzielle Unterstützung, sondern auch Zugang zu Expertenwissen. Tech-Partner, etwa spezialisierte IT-Dienstleister oder Digitalisierungsberater, helfen dabei, die richtigen Tools auszuwählen, sie passgenau einzuführen und Mitarbeiter zu schulen. Besonders wertvoll sind neutrale Berater, die keine bestimmten Herstellerlösungen pushen, sondern KMU dabei unterstützen, offene und skalierbare Systeme zu finden, die keine Abhängigkeiten schaffen [2].
Letztlich ist die technische Unterstützung von Prozessen ein Balanceakt: Einerseits gilt es, die Chancen zu nutzen, die Daten und moderne Technologien bieten. Andererseits müssen Sicherheit, Datenschutz und die richtige Expertise von Anfang an mitgedacht werden. Wer diese Aspekte berücksichtigt, schafft nicht nur effizientere Abläufe, sondern legt den Grundstein für eine nachhaltige und zukunftssichere Digitalisierung. Denn Technik und Daten sind nicht nur Werkzeuge – sie sind die Basis, auf der KMU ihre Wettbewerbsfähigkeit in einer zunehmend digitalen Welt sichern können [3].
7. Externe Unterstützung: KMU sind nicht allein
Digitalisierung ist für kleine und mittlere Unternehmen keine Aufgabe, die sie im Alleingang bewältigen müssen. Im Gegenteil: Gerade weil Ressourcen, Fachwissen und Erfahrungen oft begrenzt sind, ist die Einbindung externer Unterstützung ein entscheidender Erfolgsfaktor. Doch welche Möglichkeiten gibt es konkret, und wie können KMU diese gezielt nutzen, um ihre Digitalisierungsvorhaben nicht nur zu starten, sondern auch nachhaltig umzusetzen?
Ein zentraler Baustein sind Förderprogramme, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten sind. Neben bekannten Initiativen wie “go-digital” (das bereits im Kontext von Beratungsförderung erwähnt wurde) gibt es eine Vielzahl weiterer Programme, die finanzielle und fachliche Unterstützung bieten:
– “Digital Jetzt” des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz fördert Investitionen in digitale Technologien und Qualifizierungsmaßnahmen – etwa für die Einführung von KI-gestützten Tools oder die Schulung von Mitarbeitenden in neuen Softwarelösungen.
– Die “Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren” bieten kostenlose Beratung und praxisnahe Workshops zu Themen wie Industrie 4.0, Datenanalyse oder IT-Sicherheit, speziell zugeschnitten auf Handwerk und produzierende Betriebe.
– Regionale Förderbanken wie die KfW unterstützen mit zinsgünstigen Krediten für digitale Infrastruktur, die Einführung von ERP-Systemen oder die Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle [0].
Der Vorteil solcher Programme liegt nicht nur in der finanziellen Entlastung, sondern auch im Zugang zu Expertennetzwerken und erprobten Best Practices. Sie ermöglichen es KMU, Digitalisierung mit professioneller Begleitung anzugehen, ohne sich in unkalkulierbaren Kosten zu verlieren [1].
Doch Förderprogramme sind nur ein Baustein. Mindestens genauso wichtig sind Kooperationen mit externen Partnern, die das fehlende interne Know-how ausgleichen können. Tech-Partner, wie spezialisierte IT-Dienstleister oder Softwareentwickler, bringen das nötige Fachwissen mit, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Besonders wertvoll sind Partnerschaften mit Anbietern offener Systeme, die keine proprietären Abhängigkeiten schaffen. Ein Beispiel: Ein KMU, das seine Lagerlogistik digitalisieren möchte, könnte mit einem Partner zusammenarbeiten, der auf Open-Source-ERP-Lösungen wie Odoo oder ERPNext spezialisiert ist. Solche Kooperationen bieten nicht nur technischen Support, sondern auch Zugang zu Erfahrungen aus ähnlichen Projekten – ein unschätzbarer Vorteil, um typische Fallstricke zu vermeiden [2].
Auch die Zusammenarbeit mit anderen KMU kann Synergien schaffen. Branchenübergreifende Netzwerke, lokale Digitalisierungsinitiativen oder sogar direkte Partnerschaften mit anderen Unternehmen ermöglichen es, Erfahrungen auszutauschen, gemeinsame Lösungen zu entwickeln oder Ressourcen zu bündeln. Ein Verbund mehrerer Handwerksbetriebe könnte etwa eine gemeinsame digitale Plattform für Auftragsmanagement nutzen, um Kosten zu teilen und von Skaleneffekten zu profitieren. Solche Kooperationen stärken nicht nur die individuelle Wettbewerbsfähigkeit, sondern fördern auch Innovation durch kollektives Lernen und den Austausch von Best Practices [3].
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Kosten-Nutzen-Abwägung. Investitionen in Digitalisierung müssen sich langfristig rechnen – doch wie lässt sich das Risiko minimieren? Hier helfen Pilotprojekte, die mit überschaubarem Aufwand gestartet werden und schnelle Erfolge sichtbar machen. Statt ein gesamtes CRM-System auf einmal zu ersetzen, könnte ein KMU zunächst ein digitales Ticket-System für den Kundenservice einführen oder einen automatisierten Workflow für wiederkehrende Rechnungen testen. Die Erfahrungen aus solchen Piloten helfen, den Nutzen zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen, bevor größere Investitionen getätigt werden. Förderprogramme unterstützen genau diesen schrittweisen Ansatz, indem sie die Kosten für erste Schritte tragen und so den Einstieg erleichtern [4].
Externe Unterstützung ist also kein Zeichen von Schwäche, sondern eine strategische Notwendigkeit. KMU, die Förderprogramme nutzen, mit Tech-Partnern kooperieren und gezielt Pilotprojekte starten, sind nicht nur schneller, sondern auch nachhaltiger erfolgreich. Denn Digitalisierung gelingt am besten, wenn sie nicht im Stillen Kämmerlein, sondern im Austausch mit Experten, Partnern und Gleichgesinnten vorangetrieben wird. Wer diese Chancen nutzt, muss den Weg nicht allein gehen – und hat beste Voraussetzungen, um die digitale Transformation als Chance für das eigene Unternehmen zu begreifen [5].
8. Fazit: Digitalisierung als kontinuierlicher Prozess
Digitalisierung ist kein Ziel, das man irgendwann erreicht, sondern ein dauerhafter Weg, der kleine und mittlere Unternehmen vor besondere Herausforderungen stellt – aber auch vor einzigartige Chancen. Die Erfahrungen aus den vorherigen Kapiteln zeigen: Erfolgreiche Digitalisierung beginnt nicht mit der Anschaffung teurer Software oder der blindwütigen Automatisierung aller Abläufe. Sie beginnt mit einem klaren Blick auf die eigenen Prozesse, einer schrittweisen Umsetzung und der Bereitschaft, Mitarbeiter, Kunden und externe Partner mitzunehmen. Doch was bedeutet das konkret für KMU, die jetzt starten wollen?
Die Zusammenfassung der bisherigen Erkenntnisse macht deutlich: KMU sind nicht dazu verdammt, der digitalen Entwicklung hinterherzulaufen. Im Gegenteil – sie können Digitalisierung aktiv gestalten, wenn sie drei Prinzipien beachten: Erstens, bei den Prozessen anzusetzen, die den größten Hebel für Effizienz, Qualität oder Kundennutzen bieten. Zweitens, schrittweise vorzugehen und mit überschaubaren Pilotprojekten zu beginnen, statt alles auf einmal umkrempeln zu wollen. Und drittens, Mitarbeiter und Kunden von Anfang an einzubinden, denn Digitalisierung scheitert selten an der Technik, sondern oft an mangelnder Akzeptanz oder unklaren Zielen. Wer diese Grundsätze verinnerlicht, schafft nicht nur kurzfristige Verbesserungen, sondern legt den Grundstein für eine nachhaltige digitale Transformation [0].
Doch Erkenntnis allein reicht nicht – es braucht konkretes Handeln. Drei zentrale Handlungsaufforderungen leiten sich daraus ab: Starte mit einem Prozess. Wähle einen klar abgegrenzten Ablauf – etwa die Rechnungsstellung, die Terminplanung oder das Vertragsmanagement – und digitalisiere diesen Schritt für Schritt. Ein erfolgreiches Pilotprojekt schafft nicht nur messbare Erfolge, sondern auch Motivation für weitere Schritte. Dokumentiere, optimiere, automatisiere. Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Kreislauf: Erst wenn Prozesse klar dokumentiert und analysiert sind, lassen sich Schwachstellen erkennen und gezielt optimieren. Und erst dann macht Automatisierung wirklich Sinn – nicht als Selbstzweck, sondern als logische Folge einer durchdachten Prozessverbesserung. Nutze externe Hilfe, wo nötig. Kein KMU muss alles selbst können. Förderprogramme, Tech-Partner oder Kooperationen mit anderen Unternehmen bieten wertvolles Know-how und entlasten von der Last, alles allein stemmen zu müssen. Externe Unterstützung ist kein Eingeständnis von Schwäche, sondern ein Zeichen von strategischer Klugheit [1].
Der Ausblick zeigt: Digitalisierung ist kein Projekt mit einem klaren Ende, sondern eine Haltung, die das gesamte Unternehmen prägt. Wer heute beginnt – sei es mit einem kleinen Pilotprojekt oder der Analyse eines einzigen Prozesses –, legt den Grundstein für die Wettbewerbsfähigkeit von morgen. Denn die digitale Welt steht nicht still. Neue Technologien, sich ändernde Kundenerwartungen und globale Marktentwicklungen erfordern eine kontinuierliche Anpassung. KMU, die Digitalisierung als laufenden Prozess begreifen, sind nicht nur besser auf kommende Herausforderungen vorbereitet, sondern können diese auch als Chancen nutzen – etwa durch datengetriebene Entscheidungen, agile Arbeitsweisen oder innovative Geschäftsmodelle [2].
Letztlich geht es nicht darum, perfekt zu sein, sondern anzufangen und dranzubleiben. Digitalisierung ist kein Sprint, sondern ein Marathon – und wer heute den ersten Schritt macht, ist morgen schon ein Stück weiter. Die Frage ist nicht, _ob_ ein KMU digitalisieren sollte, sondern _wie_ es diesen Prozess so gestaltet, dass er nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Menschen im Unternehmen und die Kunden mitnimmt. Denn am Ende zählt nicht die Technik, sondern der Nutzen, den sie stiftet – für das Unternehmen, seine Mitarbeiter und seine Kunden [3].
Quellen
[0] [Lexware: Digitalisierung in KMU](https://www.lexware.de/wissen/digitalisierung/digitalisierung-kmu/)
[1] [Personio: Digitalisierungsstrategie](https://www.personio.de/hr-lexikon/digitalisierungsstrategie/)
[2] [Lexware: Digitalisierungsstrategie entwickeln](https://www.lexware.de/wissen/digitalisierung/digitalisierungsstrategie-so-digitalisieren-sie-ihr-unternehmen-erfolgreich/)
[3] [Sequafy: Digitalisierungsstrategie](https://sequafy.com/digitalisierungsstrategie/)
[4] [HRWorks: Digitalisierungsstrategie für kleine Unternehmen](https://www.hrworks.de/news/digitalisierungsstrategie/)
[5] [Softproject: Digitalisierung in Unternehmen](https://www.softproject.de/de/blog/digitalisierung-unternehmen/)
[6] [Blue Consult: Digitalisierungsstrategie](https://blue-consult.de/managementberatung/mb-digitalisierung/)
[8] [HRWorks: Digitalisierungstipps für KMU](https://www.hrworks.de/news/digitalisierungstipps-kleine-mittlere-unternehmen/)
